Caso demostrativo con datos de ejemplo. Lácteos Valle, sus clientes y sus cifras son ficticios.
Informe del negocio
Lácteos Valle: dónde se va la plata y qué hacer
Periodo: noviembre 2025 a octubre 2026Datos al 31 de octubre de 2026Preparado por Marcelo Enríquez, 6 de noviembre de 2026
El negocio
Lácteos Valle es una distribuidora de productos lácteos en Cochabamba. Compra a tres proveedores (una planta láctea, una quesería y una importadora) y reparte 25 productos: leche, yogur, quesos, mantequilla, crema y postres. Tiene 180 clientes: tiendas de barrio, minimercados, panaderías, kioscos de colegio, hoteles y tres supermercados. Los atiende con cuatro vendedores, cada uno con su ruta y su camión, que visitan a cada cliente una vez por semana (a los supermercados, dos veces). Una parte de los clientes paga al contado y el resto a crédito, a 7, 15 o 30 días.
En el último año vendió Bs 3,74 millones. El dueño compartió sus planillas de Excel: ventas, cobros, devoluciones, clientes y gastos. Primero se ordenaron y corrigieron sus errores; después se las analizó. Se encontró que el negocio vende bien pero casi no gana. Las causas son cinco: el producto que más vende deja pérdida, una ruta pierde mucho producto, los clientes grandes dejan poco, algunos clientes dejaron de pagar o de comprar, y los precios se ajustan tarde cuando el proveedor sube.
Paso 1: las planillas, tal como llegaron
El análisis sale de cinco archivos de Excel que el negocio ya usaba. Así se ven por dentro. Las celdas en rojo son errores encontrados al revisarlas; el número indica de qué tipo es cada uno (la lista está más abajo).
Ventas_2025-2026.xlsx12 hojas, una por mes · 26.724 filasCada producto de cada nota de venta
Cobranzas_2025-2026.xlsx6.809 filasCada pago que entra
Devoluciones_2025-2026.xlsx3.090 filasProducto que vuelve y por qué
Clientes_y_productos.xlsx184 clientes · 25 productosCrédito, límite, costos y precios
Gastos_2025-2026.xlsx121 filasGastos de cada mes
Ventas: tres notas de venta del 10 de marzo
Cada fila es un producto de una nota de venta. Por eso el número de nota se repite en varias filas seguidas, y eso es normal: la nota 2459 tiene seis productos, la 2460 cuatro y la 2461 cuatro. Una línea más gruesa separa cada nota.
El problema es que las cuatro filas de la nota 2461 (737 a 740) se volvieron a pegar debajo (741 a 744). Esa nota quedó sumada dos veces. Debajo de la planilla se explica cada error, fila por fila.
Ventas_2025-2026.xlsxMar 2026
A
B
C
D
E
F
G
H
I
1
Fecha
N° Nota
Cliente
Producto
Cantidad
Precio
Total
Vendedor
Pago
726
09/03/2026
2458
Supermercado Central
Dulce de leche 500 g
23
14,56
334,88
Ana
Crédito
727
10/03/2026
2459
Tienda Don Hugo
3Leche bolsa
12
6,40
76,80
Luis
Contado
728
10/03/2026
2459
Tienda Don Hugo
Leche saborizada frutilla 200 ml
12
2,50
2300
Luis
Contado
729
10/03/2026
2459
Tienda Don Hugo
Yogur bebible 180 ml
15
2,50
37,50
Luis
Contado
730
10/03/2026
2459
Tienda Don Hugo
Leche entera 1 L (caja larga vida)
3
8,50
25,50
Luis
Contado
731
10/03/2026
2459
Tienda Don Hugo
Postre flan 120 g
4
3,80
15,20
Luis
Contado
732
10/03/2026
2459
Tienda Don Hugo
Yogur con cereal 150 g
3
4,50
13,50
Luis
Contado
733
10/03/2026
2460
4Tda. Don Pedro
Leche entera 1 L (bolsa)
16
6,40
102,40
Miguel
Contado
734
10/03/2026
2460
Tienda Don Pedro
Yogur bebible 180 ml
21
2,50
52,50
6vacío
Contado
735
10/03/2026
2460
Tienda Don Pedro
Helado vasito 120 ml
8
4
32
Miguel
Contado
736
10/03/2026
2460
Tienda Don Pedro
Yogur bebible durazno 1 L
2
11,50
23
Miguel
Contado
737
10/03/2026
2461
Tienda Doña Elena
Leche chocolatada 200 ml
39
2,50
97,50
Miguel
Contado
738
531/02/2026
2461
Tienda Doña Elena
Crema de leche 200 ml
5
8
40
Miguel
Contado
739
10/03/2026
2461
Tienda Doña Elena
Yogur bebible frutilla 1 L
5
11,50
57,50
Miguel
Contado
740
10/03/2026
2461
Tienda Doña Elena
Leche saborizada frutilla 200 ml
31
2,50
77,50
Miguel
Contado
741
110/03/2026
2461
Tienda Doña Elena
Leche chocolatada 200 ml
39
2,50
97,50
Miguel
Contado
742
531/02/2026
2461
Tienda Doña Elena
Crema de leche 200 ml
5
8
40
Miguel
Contado
743
110/03/2026
2461
Tienda Doña Elena
Yogur bebible frutilla 1 L
5
11,50
57,50
Miguel
Contado
744
110/03/2026
2461
Tienda Doña Elena
Leche saborizada frutilla 200 ml
31
2,50
77,50
Miguel
Contado
745
10/03/2026
2462
Abarrotes Ruth
3leche entera bolsa
29
6,40
185,60
Luis
Contado
Fila 7273En la lista se llama «Leche entera 1 L (bolsa)»
Fila 728212 × 2,50 = 30,00, no 300,00
Fila 7334En la lista se llama «Tienda Don Pedro»
Fila 7346Falta el vendedor: el cliente es de la ruta de Miguel
Fila 7385La fecha 31/02/2026 no existe; la nota es del 10/03/2026
Filas 741 a 7441Repiten las filas 737 a 740: la nota 2461 se pegó dos veces y quedó sumada doble.
Fila 7453En la lista se llama «Leche entera 1 L (bolsa)»
Cobranzas
Cada fila es un pago recibido. Aquí, un cobro sin número de nota y otro anotado dos veces.
Cobranzas_2025-2026.xlsxRegistro
A
B
C
D
E
1
Fecha
Cliente
N° Nota
Monto
Forma de pago
56
06/11/2025
Abarrotes Rosa
96
254
QR
57
06/11/2025
Salteñería La Económica
8vacío
371,37
QR
58
06/11/2025
Salteñería El Ahorro
103
601,82
Efectivo
…
560
10/12/2025
Hotel La Recoleta
306
1.287,62
QR
561
10/12/2025
Tienda Gladys
413
314
QR
562
910/12/2025
Tienda Gladys
413
314
QR
563
10/12/2025
Cafetería Hipódromo
488
257,07
Transferencia
Fila 578Falta la nota. Por cliente y monto exacto, es la nota 102
Fila 5629Repite la fila 561: el mismo cobro anotado dos veces
Devoluciones
Cada fila es un producto que el cliente devolvió. Algunas se anotaron sin su valor en bolivianos.
Devoluciones_2025-2026.xlsxRegistro
A
B
C
D
E
F
G
1
Fecha
N° Nota
Cliente
Producto
Cantidad
Motivo
Valor
92
16/11/2025
193
Supermercado Central
Helado vasito 120 ml
31
Cortado o mal olor
112,84
93
16/11/2025
197
Abarrotes Ruth
Leche entera 1 L (bolsa)
6
Vencido
7vacío
94
16/11/2025
209
Abarrotes Carmen
Leche entera 1 L (bolsa)
7
Vencido
44,80
95
16/11/2025
215
Tienda Cala Cala
Yogur bebible frutilla 1 L
1
Cortado o mal olor
7vacío
96
16/11/2025
218
Minimarket Mayorazgo
Yogur bebible frutilla 1 L
6
Vencido
66,24
Fila 937Falta el valor: 6 × 6,40 (precio de la nota) = Bs 38,40
Fila 957Falta el valor: 1 × 11,50 (precio de la nota) = Bs 11,50
Clientes
Un cliente sin vendedor y, al final de la lista, clientes que ya estaban registrados con otro nombre.
Clientes_y_productos.xlsxClientes
A
B
C
D
E
F
G
H
1
Código
Cliente
Tipo
Zona
Vendedor
Días de crédito
Límite (Bs)
Descuento
2
C001
Tienda Doña Martha
Tienda de barrio
Cercado Norte
Carlos
0
0
0
3
C002
Tienda Don Mario
Tienda de barrio
Colcapirhua
6vacío
0
0
0
4
C003
Tienda Doña Rosa
Tienda de barrio
Cercado Norte
Carlos
0
0
0
…
182
C181
4tienda bolívar
Tienda de barrio
Colcapirhua
Ana
7
1000
0
183
C182
4ABARROTES LAS AMÉRICAS
Tienda de barrio
Cercado Sur
Miguel
0
0
0
184
C183
4Super Hipódromo
Supermercado
Cercado Sur
Miguel
30
27200
9%
185
C184
4ABARROTES MUYURINA
Tienda de barrio
Tiquipaya
Carlos
0
0
0
Fila 36Falta el vendedor
Fila 1824Ya está registrado como C064 «Tienda Bolívar»
Fila 1834Ya está registrado como C089 «Abarrotes Las Américas»
Fila 1844Ya está registrado como C175 «Supermercado Hipódromo»
Fila 1854Ya está registrado como C084 «Abarrotes Muyurina»
Paso 2: lo que se encontró al revisarlas
36.623 filas revisadas una por una con un programa y corregidas 3.242 registros, cada uno con una regla escrita. Nada se borró ni se cambió sin dejar constancia.
#
Qué se encontró
Cuántos
Cómo se corrigió
Qué causaba
1
Notas copiadas dos veces
45 notas (173 líneas)
Se borró la copia.
Inflaban las ventas en Bs 22.038
2
Totales mal calculados
38 líneas
Se recalculó cantidad × precio.
Sumaban Bs 8.349 que no existen
3
Productos escritos de distintas formas
60 nombres para 25 productos (1.694 líneas)
Tabla de equivalencias revisada con el dueño.
La leche en bolsa aparecía con Bs 67.021 menos de ventas
4
Clientes escritos de distintas formas
680 nombres para 180 clientes, y 4 repetidos en la lista
Se unificó cada cliente con su código.
No se podía saber cuánto compra ni cuánto debe cada cliente
5
Fechas mal escritas
14 líneas
Se tomó la fecha de las otras líneas de la misma nota.
Ventas que quedaban fuera de su mes
6
Vendedor vacío
119 ventas y 21 clientes
Se completó con el vendedor de la ruta del cliente.
Ventas sin ruta: no se podía comparar rutas
7
Devoluciones sin valor
312 devoluciones
Cantidad × precio de la nota original.
Bs 17.491 de producto perdido que no se veían
8
Cobros sin número de nota
58 cobros
Se asignaron por cliente y monto exacto (58 de 58).
Bs 30.669 aparecían como deudas
9
Cobros anotados dos veces
12 cobros
Se borró la copia.
Bs 3.629 cobrados de más en el registro
Con las planillas sin corregir, el año parecía haber dejado Bs 40.220 de ganancia. Corregidas, dejan Bs 9.643.
Las notas copiadas y los totales mal escritos inflaban las ventas, y las devoluciones sin valor escondían pérdidas. El negocio estaba peor de lo que mostraban sus propios números. Una vez corregidas, las planillas coinciden con la base ordenada nota por nota, cobro por cobro y devolución por devolución, y pasan los 20 controles sin errores.
Paso 3: los resultados
De cada Bs 100 que vende, a Lácteos Valle le quedan 26 centavos.
En el año ganó Bs 9.643, menos de lo que paga en sueldos en dos semanas. 6 de los 12 meses cerraron en pérdida. El margen alcanza justo para cubrir los gastos, así que cualquier problema chico deja el mes en rojo. La buena noticia es que las causas tienen solución y casi ninguna cuesta plata.
BienVentas del añoBs 3,74 millones180 clientes, 4 rutas
AtenciónGanancia del añoBs 9.6430,3% de lo vendido
AtenciónProducto que vuelveBs 168,1 milEn el año; la mitad, en una sola ruta
AtenciónDeudas de más de 60 díasBs 41,1 mil30 clientes pasaron su límite
AtenciónCaja en diciembreBs 24,9 milPunto más bajo, semana del 6 de diciembre
Lo que ganó o perdió cada mes
En rojo, los meses en que los gastos fueron mayores que lo que dejaron las ventas. El peor fue diciembre 2025, por el aguinaldo.
Paso 4: los cinco problemas y qué hacer
Problema 1
El producto que más vende le hace perder plata
La leche entera en bolsa es casi uno de cada cuatro bolivianos que vende (22,6%). Se vende con un margen muy chico y, como dura solo 7 días, mucha vuelve vencida. Al final, cada bolsa deja pérdida.
Qué hacer
Subir su precio un 5%: de unos Bs 6,43 a Bs 6,75.
Dejar a cada cliente solo lo que vende en 3 días, para que no le sobre leche vencida.
Puede sumar unos Bs 45,5 mil al año
De cada Bs 100 que vende de cada producto, cuánto le queda (margen)
Problema 2
En la Ruta Sur se pierde tres veces más producto
A la Ruta Sur le devuelven el 8,7% de lo que entrega. En las otras rutas se devuelve entre 2,4% y 3,3%. El motivo más común es yogur y leche cortados, lo que apunta a que el producto se calienta en el camino. Además, 12 de los 20 clientes que dejaron de comprar son de esta ruta.
Qué hacer
Medir la temperatura del camión durante una semana con un termómetro registrador.
Cargar más tarde y revisar la conservadora; recién después evaluar al vendedor.
Bajar a 4% de devoluciones ahorra unos Bs 38,7 mil al año
Producto devuelto, en % de lo vendido en cada ruta
Problema 3
Los clientes más grandes son los que menos dejan
Los tres supermercados compran casi una cuarta parte de todo (23,3%), pero reciben un 9% de descuento y pagan en 49 días aunque el acuerdo es de 30. Por cada boliviano que vende, una tienda de barrio le deja un 68% más.
Qué hacer
Mantener el 9% de descuento solo si pagan en 30 días; si no, bajarlo al 7%.
Ofrecerles más yogur y postres, que dejan más margen que la leche.
Dos puntos menos de descuento suman unos Bs 20,0 mil al año
Margen según el tipo de cliente
Problema 4
Clientes que no pagan y clientes que se fueron
Le deben Bs 346,5 mil. La mayor parte está al día, pero Bs 41,1 mil llevan más de 60 días vencidos, casi cuatro de cada cinco bolivianos de esa deuda están en cuatro minimercados a los que se les siguió entregando. Además, 20 clientes dejaron de comprar.
Qué hacer
Antes de entregar a crédito, revisar si el cliente pasó su límite. Si lo pasó, entregar solo al contado.
Acordar un plan de pago con los que deben más de 60 días.
Visitar a los 5 clientes que se fueron sin deudas: Minimarket Mayorazgo, Micromercado Familiar, Panadería Hipódromo, Cafetería Hipódromo, Cafetería Bolívar.
Recuperar esos 5 clientes suma unos Bs 24,8 mil al año, y cobrar lo atrasado trae Bs 41,1 mil a la caja
Lo que le deben, según cuánto tiempo pasó desde el vencimiento (Bs)
Problema 5
Los precios suben tarde y la caja se aprieta en diciembre
En mayo la planta subió la leche un 6% y el precio recién se cambió en agosto. Durante esos tres meses el negocio pagó la subida de su bolsillo: unos Bs 19,9 mil. Ahora viene diciembre: con los pagos a la planta, el aguinaldo y las ventas a crédito que todavía no se cobran, la caja puede bajar a Bs 24,9 mil.
Qué hacer
Regla fija: si el proveedor sube, el precio se revisa esa misma semana y se avisa a los clientes.
Separar desde ya la plata del aguinaldo (Bs 24.700) y usar lo que se cobre de las deudas atrasadas para diciembre.
Evita volver a perder unos Bs 19,9 mil con la próxima subida
Plata disponible proyectada, semana a semana (Bs)
Proyección con un saldo inicial supuesto de Bs 60.000 y las ventas de las últimas 8 semanas.
Paso 5: el plan, en orden
#
Acción, quién y cuándo
Lo que suma
1
Subir el precio de la leche en bolsa un 5% y ajustar cuánto se deja a cada clienteDueño · Esta semana
+Bs 45,5 mil
2
Revisar el frío en el camión de la Ruta Sur (temperatura, horario de carga, conservadora)Dueño con Miguel Vargas · Este mes
+Bs 38,7 mil
3
Visitar a los 5 clientes que se fueron y que no tienen deudasVendedores de cada ruta · Próximas 2 semanas
+Bs 24,8 mil
4
Dejar el descuento del 9% a los supermercados solo si pagan en 30 días (hoy pagan en 49)Dueño · Este mes
+Bs 20,0 mil
5
No entregar a crédito a quien pasó su límite; plan de pago con los que deben más de 60 díasAdministración · Desde el lunes
Bs 41,1 mil en caja
6
Cuando el proveedor suba, revisar el precio esa misma semanaDueño · Regla fija
Evita perder Bs 19,9 mil
+Bs 129,1 mil al año
Es la suma estimada de las acciones 1 a 4, frente a una ganancia actual de Bs 9.643. Son estimaciones con el volumen de venta actual; aunque se logre solo la mitad, la ganancia del año se multiplicaría por 8.
Qué vamos a mirar el próximo mes
Indicador
Hoy
Meta
Margen de la leche en bolsa
−5,7%
5% o más
Devoluciones de la Ruta Sur
8,7%
4% o menos
Clientes recuperados
0 de 5
5 de 5
Días que tardan en pagar
49 días
30 días
Deuda vencida hace más de 60 días
Bs 41.119
La mitad en 3 meses
Días entre la subida del costo y la del precio
92 días
Menos de 15
De dónde salen estos números
De las cinco planillas del negocio, una vez corregidas: 7.182 notas de venta, 3.090 devoluciones, 6.797 cobros, las compras y los gastos de 12 meses. Antes de calcular se revisó que todo cuadre: 20 controles, sin errores. Las cifras principales se calcularon dos veces, por caminos distintos, y coinciden.
La inteligencia artificial ayudó a escribir el código del análisis. Ninguna cifra la inventó la IA: todas salen de las planillas.
Palabras que usamos
Margen: lo que queda de lo vendido después de pagar el producto al proveedor. Ganancia: lo que queda después de pagar también sueldos, camiones, depósito y demás gastos. Devolución: producto que el cliente no aceptó o devolvió vencido; se pierde.
¿Quieres un informe así de tu negocio, cada mes?
Me das tus datos tal como están (Excel, sistema o cuaderno). Te devuelvo una página clara con tus números y lo que conviene hacer.