Para proyectos y organizaciones · Paso a paso
Así trabajamos, paso a paso
Antes de contratarme, tu equipo tiene derecho a saber exactamente qué va a pasar, cuánto tiempo le voy a pedir y qué cambia en su forma de trabajar. Aquí está todo, sin letra chica.
El proceso
Nueve pasos, de la primera conversación a la rutina
Los tres primeros no tienen costo ni compromiso. Si tienen un informe a financiadores cerca, ajustamos el calendario para llegar antes.
Me escribes
Por WhatsApp o por el formulario de la web. Te respondo en menos de 24 horas para coordinar una llamada corta.
Conversamos 15 minutos
Me cuentas qué hace el proyecto, a quién atiende, quién lo financia y qué les piden reportar. Al final te digo con honestidad si puedo ayudarles. Si no es mi área, te lo digo y, si puedo, te oriento hacia quien sí.
Te envío una propuesta por escrito
Un documento de una página con lo que voy a hacer, en cuánto tiempo, el precio y la lista de información que necesito. Si aceptan, firmamos un acuerdo de confidencialidad, especialmente importante cuando hay datos de personas participantes.
Me envían lo que ya tienen
Tal como está. No hace falta ordenar nada antes. Normalmente pido:
- El documento del proyecto o su marco lógico
- Los indicadores comprometidos con el financiador
- Los registros de actividades y de participantes (listas, planillas, formularios)
- Los últimos informes entregados
- La ejecución presupuestaria, si está disponible
Si algo no existe, no pasa nada. Que falte un registro también es un hallazgo.
Entrevistas
- Una reunión de 60 minutos con la coordinación: qué quieren lograr, qué les piden demostrar y qué les cuesta más reportar.
- Dos o tres conversaciones de 30 minutos con quienes registran en campo y con quien arma los informes.
Ahí suele aparecer la distancia entre lo que se registra en campo y lo que el informe necesita mostrar.
Analizo su información
Reviso si lo que registran permite demostrar lo que el proyecto promete. Es muy común encontrar que se cuentan actividades, pero no resultados. El equipo sigue trabajando normal; puede que les escriba algunas preguntas puntuales.
Reunión de entrega con el equipo
Les explico todo en lenguaje simple, sin tecnicismos:
- Mapa de impacto: qué cambia en las personas gracias al proyecto y cómo se puede mostrar.
- Indicadores revisados, con su base de cálculo y su punto de partida, para que el avance se pueda demostrar.
- Matriz de seguimiento en Excel, lista para usar.
- Guía de rutina mensual: quién registra qué, quién revisa y cómo llega eso al informe.
- Recomendaciones para el próximo informe al financiador.
Se quedan con todo: un documento corto y el archivo Excel. Son suyos.
Acompaño el primer cierre mensual
Hacemos juntos la primera revisión de indicadores, para que el equipo aprenda a hacerla sin depender de mí. Durante esas dos semanas pueden escribirme sus dudas por WhatsApp.
Después, deciden ustedes
Pueden seguir solos con la guía, que está pensada para eso. También pueden contratar seguimiento, la preparación de informes para financiadores o un observatorio público, si el tema lo justifica.
No hay contrato de permanencia. El trabajo termina en el paso 8 si así lo quieren.
Tu forma de trabajar
Qué cambia en su forma de trabajar
Muy poco, a propósito. El objetivo es que puedan demostrar lo que ya hacen, no recargar al equipo.
Lo que no cambia
- Sus planillas, formularios y herramientas
- No compran ningún software
- El equipo de campo sigue con sus actividades
- La coordinación sigue tomando las decisiones
Lo que sí es nuevo
- Una reunión mensual de unos 45 minutos para revisar indicadores antes de la fecha del informe
- Probablemente ajustar los formularios de registro, por ejemplo agregar edad, comunidad o fecha de ingreso. Es el cambio más común y lo definimos juntos para no recargar al equipo de campo.
- Una persona responsable de mantener al día la matriz de seguimiento
Tiempo
Cuánto tiempo voy a necesitar del equipo
Sumando todo el proceso.
| Quién | Para qué | Tiempo |
|---|---|---|
| Coordinación | Llamada inicial, entrevista, entrega y acompañamiento | 5 a 6 horas |
| Equipo técnico y de campo | Una conversación por persona y las sesiones de cierre | 2 horas por persona |
| Alguien del equipo | Reunir los documentos del paso 4 | 2 a 3 horas |
| Duración total del proceso | 4 a 5 semanas | |
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Siguiente paso
Empecemos con 15 minutos
Me cuentas qué hace el proyecto y qué necesitan demostrar. Te digo si puedo ayudarles y por dónde empezar. Sin costo y sin compromiso.